Какие нужны документы для оформления командировки в 2020 году статьи тк рф, документы

Какие нужны документы для оформления командировки в 2020 году статьи ТК РФ, документы

Отчетные документы — первое, что должен собрать сотрудник, которого организация отправляет в командировку. Их примут, если они составлены в соответствии с четкими стандартами. Если необходимо получить деньги на расходы в поездке на руки (предварительно или по факту приезда), все бумаги обязаны быть в полном порядке.

Особенности и типы расходов

Под командировкой подразумевается деловая поездка по инициативе работодателя.  Ее особенность — четкое ограничение во времени и оформление посредством приказа.

Во время этого путешествия направленный сотрудник выполняет служебное задание определенного характера. Командировка никак не связана с увеличением зарплаты, добровольным увольнением или сокращением сотрудника.

Отчетная документация состоит из бумаг, касающихся различных аспектов поездки. Служебная командировка предполагает денежные траты, связанные с физическими нуждами работника. Собирают документы на протяжении всей длительности вынужденного путешествия и после передают их в бухгалтерию.

Начало командировки — это дата и время отправления уполномоченного лица, окончание — момент прибытия домой.

Трудовое законодательство Российской Федерации регламентирует возмещение определенных видов расходов, среди которых:

  • Найм квартиры, комнаты или номера в отеле;
  • Транспортные расходы;
  • Дополнительные платежи за проживание в чужом городе;
  • Расходы, непосредственно связанные с командировочными нуждами и совершенные под присмотром работодателя.

Условия рабочей поездки регулируются коллективным договором и распоряжениями руководителя организации. К таковым относятся:

  1. Категории подходящих для поездки граждан;
  2. Длительность;
  3. Дополнительные установки.

В некоторых случаях при составлении документального учета организация руководствуется локальными нормативными актами.

Когда нужно оформлять документы

При появлении служебной надобности отправить сотрудника в краткосрочную или длительную командировку, первым шагом руководства является определение подходящей кандидатуры для это. Возложенное на него задание может выполнить только узкопрофильный специалист, если такова специфика служебной поездки.

По содержанию служебного законодательства отправить можно только сотрудника, состоящего в официальных рабочих отношениях с фирмой. Если некое лицо работает с компанией в рамках гражданско-правового договора, то отправление его в командировку невозможно. Аналогичная ситуация с сотрудником, который с фирмой не состоит ни в каких отношениях по документам.

Если существует необходимость срочной поездки, осуществить ее можно по факту. Однако огромным недостатком будет отказ в возмещении трат, все денежные траты налоговыми органами в качестве расходов не признаются (ст. 264 НК). Единственным выходом в этой ситуации будет выплата затрат работодателем в «конверте».

Формально поехать в командировки могут только лица, заключившие предварительно трудовой договор с конкретной фирмой.

На практике этим моментом пренебрегают, управленцы часто экономят на налогах и решаются на хитрости. Они отправляют в поездку следующие категории лиц:

  • Представителей компаний, с которыми заключены партнерские отношения;
  • Сотрудников, оформленных по соглашению, по договору гражданско-правового характера;
  • Внештатных сотрудников.

В вышеперечисленных примерах командировочные документы не выдаются, а поездку официально не оформляют. При этом отчетные бумаги собираются командированным лицом, так как организация расходы учитывает, а затем возмещает.

Порядок компенсационных выплат в этом случае предусматривается заранее, в соответствии с типом выполненных работ.

Работник, которого отправляют в рабочую поездку, должен узнать все условия, чтобы по возвращению его не ждал неприятный сюрприз в виде невозможности получить потраченные в поездке личные финансы.

Основной список документов

Полный расширенный в 2017-2018 годах пакет документов включает в себя:

  • Командировочный приказ (вид поручения руководства), который оформляется предварительно по типовой форме. Бланк должен быть заполнен в формате № Т-9 или № Т-9а в случае с несколькими командированными;

Какие нужны документы для оформления командировки в 2020 году статьи ТК РФ, документы

  • Авансовый отчет. При его отсутствии используется отчет о потраченных средствах, составленный командированным лицом;
  • Табель рабочего времени за календарный месяц или другой промежуток времени на усмотрение бухгалтерии, в котором отмечены дни, проведенные в поездке;
  • Служебную записку (необходима в случае поездки на своем автомобиле или другом виде транспорта). Пример для скачивания;
  • Командировочное удостоверение. В настоящее время оформление этого документа не является обязательным. Выдают его в случае, например, если предприятие во внутреннем регламенте предусматривает его обязательность;
  • Служебное задание в формате № Т-10а. Еще один из документов, который не является необходимым всегда. Если по каким-то причинам задание было сформировано, то заполнять отчет по нему командированный гражданин должен уже после возвращения.

Документы после окончания поездки

Для финансовой отчетности о своих тратах и для дальнейшего составления авансового отчета работник из поездки должен предоставить следующий набор документов:

  • Официальное подтверждение расходов за проживание;

Среди них договор с гостиницей, счет или кассовый чек выставленный и оплаченный, на нем должна стоять фирменная печать, обязательно должны быть проставлены реквизиты принимающей стороны и личные данные заселяющихся. При найме квартиры нужно предоставить акт выполненных услуг, договор аренды, расписку. За служебное помещение обычно предоставляется счет и договор.

Какие нужны документы для оформления командировки в 2020 году статьи ТК РФ, документы

  • Транспортные документы (билеты, чеки, проездные, чеки с АЗС);
  • Кассовые чеки за питание и покупку необходимых товаров;
  • Документальное подтверждение в виде чеков за прочие расходы (связь и интернет, обмен валюты, например).

Организация не оплатит развлекательные расходы, например, обслуживание в кафе и ресторанах, услуги СПА, бассейнов. Все расходы должны быть документально подтверждены, а бумаги соответствовать установленным законодательством нормам.

После того как сотрудник прибыл из командировки обратно, ему необходимо подтвердить, что все положенные задания выполнены в полном объеме. Иначе его могут уволить с места работы, указывая разные причины — от прогулов до несоответствия занимаемой должности.

В качестве подтверждающих документов могут выступать:

  • Сертификат участника любого мероприятия, носившего обучающий характер;
  • Документы, подтверждающие обучение, включая график проведенных мероприятий и их четкий план;
  • Диплом или бумаги о повышении рабочей квалификации.

Многие работодатели запрашивают отчет работника в письменном виде, где он излагает в произвольной форме особенности навыков и знаний, приобретенных в поездке. Часто такая информация необходима ему для дальнейшей работы в организации.

Существуют ограничения по срокам, этот пакет документов необходимо сдать не позднее 7 дней, начиная с даты прибытия.

Если сотрудник не предоставит официальных доказательств трат в поездке, бухгалтерия может отказать в выплате компенсационных выплат.

Все денежные затраты вносятся в базу, отображаются в бухгалтерских отчетах (месячных и годовых).

Любые документы, связанные с денежными расходами, заполняются либо на официальных фирменных бланках, либо на простых, но с обязательным указанием реквизитов фирмы, где работает конкретный сотрудник.

Длительность командировки, категории граждан

Согласно пункту 4 Положения о служебных командировках, ее сроки устанавливаются работодателем. При этом учитывается сложность предстоящего задания, фактический объем работы, которую необходимо выполнить, другие нюансы поручения. В настоящее время предельные сроки служебной поездки законодательно не установлены, все зависит от решения главы организации.

Моментом выезда считается дата и время отправки транспорта от места работы. Днем приезда считается время и дата прибытия транспорта к фактическому адресу организации, откуда был отправлен сотрудник. Если транспортное средство отправляется до 24 часов, то текущие сутки считаются днем отъезда. Начиная с 00 часов, днем отправки являются следующие сутки.

Какие нужны документы для оформления командировки в 2020 году статьи ТК РФ, документы

Трудовой кодекс РФ предусматривает некоторые ограничения, на которые должен обращать внимание работодатель. Существует несколько категорий граждан, которых нельзя отправлять:

  • Если сотрудник работает по ученическому договору и поездка нарушает учебный процесс (к примеру, не дает возможности присутствовать на экзамене), в этом случае уезжать можно по окончанию обучения или на время, не связанное с необходимостью присутствовать в ВУЗе;
  • Беременные женщины в командировки не отправляются, независимо от срока беременности;
  • Несовершеннолетние работники, исключение составляют творческие личности или представители таких профессий, как журналисты или спортсмены;
  • Женщины, у которых есть малолетние дети, вправе отказаться от командировки, не давая письменного согласия на поездку.

Работодатель должен письменно предупредить сотрудника о том, что тот имеет право отказаться от командировки. Этот момент относится к воспитывающим ребенка в одиночку (матерям и отцам), опекунам детей, возраст которых не достиг 5 лет, лицам, воспитывающим ребенка-инвалида и работникам, ухаживающим за тяжелобольными родственниками.

Согласно статье 166 Трудового кодекса РФ, остальные категории работников обязаны отправиться в служебную поездку, если руководство считает это необходимым. В противном случае отказ расценивается как сознательное нарушение трудовой дисциплины. Оно может повлечь за собой дисциплинарную ответственность.

Новости 2018 года, особенности оформления и требования

Если работник поехал в командировку и по возвращению только частично выполнил данное ему задание, руководитель организации имеет законное основание сократить его ЗП, отказать в выплате суточных. Штрафы не накладываются в случае, когда задание не выполнено из-за экстренной ситуации и непредвиденных обстоятельств, не по вине работника.

Обновления в законодательстве 2018 года позволяют отправляться в такую поездку без наличия командировочного удостоверения. Такие документы используются не во всех организациях, а только в тех, где это предусмотрено уставом.

Командировочные выплаты

Чтобы определить окончательную сумму командировочной выплаты, рассчитывается, сколько дней сотрудник пребывал в поездке. Учитывая это, идет расчет количества календарных дней, которые командируемый отработал бы на своей должности и получил среднюю заработную плату.

Средняя зарплата начисляется по предварительным подсчетам, берется ее размер за предыдущие 12 месяцев. Если заработок год назад был существенно меньше текущего, работодатель может в процессе выплаты командировочных компенсировать эту разницу. В этом случае он руководствуется коллективным соглашением, оформляются соответственные внутренние документы.

Частые командировки не должны повлиять на финансовый достаток сотрудника. Законодательством утверждены размеры суточных, на которые не распространяется НДФЛ. 700 рублей для поездок по территории РФ и 2500 рублей при выезде за границу.  Дополнительный налог удерживается, если сумма оплаты выше этих цифр.

Бухгалтерия и отчетность

В бухгалтерии принимается решение о выплате понесенных расходов в соответствии с предоставленными документами. Если сотрудник сделал это с нарушениями, даже руководитель организации не вправе дать указание возместить их.

Весь пакет предоставляется сотруднику бухгалтерии в установленные сроки. Также здесь можно получить информацию о нужных позициях в документации.

В зависимости от специфики работы организации список бумаг может сокращаться или увеличиваться.

В данном видео рассказано, как вести учет командировочных расходов, правильно заполнять документацию. Даны разъяснения касаемо проводок по расходам за служебные поездки на основании документов.

Сбор пакета документов для командировки позволит избежать неприятных последствий по возвращению. Эту информацию необходимо изучить до поездки, так как часть бумаг оформляется непосредственно в ее процессе.

Читайте также:  Приказ о назначении ответственного за пожарную безопасность: образец, бланк в 2020 году

Источник: https://prodokumenty.ru/rabota/komandirovka.html

Порядок оформления документов для командировки в 2020 году

В соответствии со ст.166 ТК командировкой считается любой выезд сотрудника за пределы организации с целью выполнения своих трудовых функций.

Кардинальные изменения трудового законодательства, касающиеся подготовки документов для командировки сотрудников произошли ещё в 2015 году. Оформление командировки в 2020 году, происходит без привычных документов: командировочного удостоверения и служебного задания.

Какие нужны документы для оформления командировки в 2020 году статьи ТК РФ, документы

Какие документы не нужны для командировки

Обратите внимание! Правительство России своим постановлением от 29 декабря 2014 №1595 отменило необходимость в служебном задании и командировочном удостоверении. Это правило действует ещё с 8 января 2015 года.

Вместе с тем статьи 8 и 22 ТК дают нанимателю право прописывать некоторые особенности оформления командировок в локальных нормативных актах. Если работодатель посчитает нужным, он может определить во внутреннем акте компании, что составление командировочного удостоверения и служебного задания необходимо. В этом случае работники будут оформлять документы в установленном нанимателем порядке.

С августа 2015 года наниматель может также не заполнять и журнал учёта работников, убывающих в служебные командировки. Такое право предоставлено ему постановлением Правительства №771, принятым 29 июля 2015.

Документы для оформления командировки в 2020 году

На сегодняшний день обязательными документами для служебной поездки являются:

  1. Письменное решение нанимателя о направлении в командировку, которое может быть в форме приказа или распоряжения;
  2. Авансовый отчёт работника по расходам.

Для отдельных категорий работников нужно также получить их письменное согласие. Оно так же как и вышеперечисленные документы является обязательным документом для оформления служебной поездки. Такие сотрудники перечислены в ст.264 ТК:

  1. Женщины, воспитывающие детей до 14 лет или детей-инвалидов;
  2. Сотрудники, осуществляющие уход за тяжелобольными родственниками;
  3. Женщины или мужчины, являющиеся родителями-одиночками.

Письменное решение

Порядок издания приказа или распоряжения регулируется ст.166 ТК и п.3 Положения, разъясняющего особенности служебных командировок (утверждено Постановлением Правительства №749 от 13.10.2008).

Письменное решение может оформляться по унифицированной форме Т-9 либо по другой форме, которую наниматель разработал и утвердил в локальном нормативном акте. В любом случае в приказе (распоряжении) должна быть следующая информация:

Обратите внимание

Командировка в выходные или праздничные дни компенсируется дополнительными днями отдыха или оплатой в повышенном размере.

Читайте подробнее в этой статье

  1. Основные реквизиты документа: вид, номер, дата издания;
  2. Название организации нанимателя;
  3. Должность или специальность работника, отправляемого в командировку, его фамилия, инициалы;
  4. Место назначения;
  5. Дата начала и окончания поездки;
  6. Цель командировки;
  7. Проезд в командировке на личном транспорте , служебном или общественном;
  8. За чей счёт оплачиваются затраты на командировку (иногда это происходит за счёт принимающей стороны).

Какие нужны документы для оформления командировки в 2020 году статьи ТК РФ, документы

Авансовый отчёт

Оформление документов для командировки в 2020 году заканчивается составлением авансового отчёта. Он представляет собой отчёт работника о тратах, произведённых во время командировки: проезд, проживание и т.д.

Отчёт составляется работником в течение 3 дней после возвращения из поездки. К нему прилагаются документы, подтверждающие траты:

  • проездные билеты,
  • договора аренды жилья,
  • служебная записка об использовании собственного автомобиля с указанием затрат, понесённых за поездку (к ней прилаживаются соответствующие квитанции);
  • ксерокопии страниц паспорта с отметками о пересечении границы (при командировках за пределы России) и т.д.

Источник: https://otdelkadrov.online/6638-dokumenty-dlya-oformleniya-odnodnevnoi-komandirovki-komandirovki-v-vyhodnye-dni

Нужно ли командировочное удостоверение в 2020 году. Командировочные удостоверения отменены как оформить

Порядок направления в командировки и оформления отчетности о служебной поездке в России изменился еще три года назад. Новые правила пока известны не всем, поэтому стоит уточнить, какие именно документы отменены и как они теперь используются.

Обязательно ли составление командировочного удостоверения после того, как его отменили

Однако, для тех, кто незнаком с этими изменениями в нормативных актах, уточним, что командировочное удостоверение в 2020 году отменили. Фактически же Постановление Правительства № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки» было подкорректировано законодателями еще в 2020 году, а поправки вступили в силу с января 2020.

В соответствии с ними, работодатель теперь не обязан составлять по факту поездки командировочное удостоверение и служебное задание, а сотрудник — отчет о проделанной работе. Эти документы в настоящее время отменили, однако их использование не запрещено.

Если руководитель посчитает, что данные формы полезны при организации делопроизводства и учета расходов, они могут быть введены на предприятии внутренним распоряжением и должны быть отражены в учетной политике с приложением официально утвержденного образца.

Можно использовать унифицированную форму Т-10.

Какие нужны документы для оформления командировки в 2020 году статьи ТК РФ, документы
Какие нужны документы для оформления командировки в 2020 году статьи ТК РФ, документы

В связи с чем это возможно? Постановлением Правительства, как уже сказано, запрет на использование бланков не установлен, а многие бухгалтеры считают, что применение данных бланков очень эффективно для отражения расходов сотрудника и контроля за выполнением поставленных перед ним задач (в частности, факт пребывания в пункте назначения). Его составление не обязательно по закону, но внутренними, локальными нормативными актами на предприятии эти формы могут быть утверждены для оформления служебных поездок, и в таком случае все сотрудники данной организации должны их применять.

Как подтвердить факт служебной поездки после отмены командировочного удостоверения

Отмена командировочных удостоверений была вызвана, по всей видимости, следующими соображениями:

  • сократить документооборот компаний, что позволит разгрузить бухгалтерию от некоторой части работы;
  • предоставить организациям большую свободу в организации делопроизводства и предусмотреть возможность самостоятельно разрабатывать бланки форм и отчетов.
  • В постановлении же указано, что время пребывания в служебной поездке теперь определяется на основании проездных документов к пункту назначения. В качестве таковых можно рассматривать билеты на поезд, электричку, самолет, автобус.

    Если подобных доказательств нет, срок фактического пребывания устанавливается на основании данных по найму жилого помещения в пункте назначения: талоном, квитанцией, оформленными в соответствии с требованиями нормативных актов, или иными бланками, подтверждающими факт заключения договора и его исполнения.

    Если и эти документы работник не сможет предоставить, подойдут иные, подтверждающие факт и срок пребывания в командировке.

    Если она заграничная, гражданин, по аналогии, может предоставить копии заграничного паспорта с отметками о въезде и выезде, пересечении границы.

    В случае использования транспорта предприятия или личного, факт пребывания в поездке устанавливается на основании служебной записки с отметкой в пункте назначения, к которой прилагаются подтверждающие расходы документы: чеки, квитанции на покупку топлива, путевой лист.

    Командировочное удостоверение отменили, однако многие компании продолжают их использовать, переработав форму в своих интересах. Дело в том, что расходы в поездке часто становятся предметом спора с налоговой инспекцией, а по новым правилам доказать их деловой характер достаточно сложно.

    Как оформить командировочное удостоверение

    Командировочные удостоверения в 2020 году не являются обязательными — такое правило действует с 2020 года, когда нормативным актом была принята отмена командировочных удостоверений (постановление от 29.12.2020 N 1595 .

    Но это не значит, что предпринимателям запретили этим документом пользоваться. Если в локальных нормативных актах компании он предусмотрен, его по-прежнему заполняют и выдают на руки работникам, отправляемым в командировки.

    Источник: https://molpred23.ru/novosti/nuzhno-li-komandirovochnoe-udostovere-522

    Документы для командировки 2020 — сотрудника, подтверждающие проживание, на личном транспорте, какие нужны

    Оформление поездки в командировку требует особого внимания и соблюдения определенных правил. Каждый год меняются условия, правила, по которым осуществляется учет, и порядок проведения расчетов, что требует пристального внимания бухгалтерии организации.

    Командировка – это выезд за пределы офиса/предприятия согласно оформленному приказу руководителя.

    Она может быть плановая, спланированная и внеплановая, продолжительная и краткосрочная.

    Командировка может быть оформлена как на одного сотрудника, так и на группу работников. По приказу руководителя командированные могут направляться в поездку как по России, так и за границу.

    Законодательная база

    Если неправильно оформить документацию, командировка может быть признана недействительной. Поэтому требуется выполнять условия и правила, установленные действующим законодательством Российской Федерации.

    Нормативно-правовых актов, сводов и прочих документов, регулирующих данный процесс очень много. Из них можно отметить:

    1. Трудовой кодекс Российской Федерации (гл. 24). Здесь сопоставляются трудовые отношения и сама командировочная поездка.
    2. Налоговый кодекс Российской Федерации, в котором регламентируется порядок налогообложения командировочных.

    Кроме того, в данной сфере действуют также различные постановления Правительства РФ (например, за номером 729, 749 и т.д.).

    Сотрудникам, направляемым в командировку, нужно понимать, что получение гарантий и компенсаций, оговоренных в Трудовом Кодексе, возможно лишь при наличии трудового договора.

    В статье 11 ТК РФ говорится, что те работники, которые заключили договор ГПХ, также не имеют право претендовать на определенные выплаты, предусмотренные правовыми актами.

    Статья 166 Трудового Кодекса Российской Федерации предусматривает само понятие командировки. Также, в ней оговаривается, что при разъездном характере трудовой деятельности сотрудника, поездка за пределы офиса не может считаться командировкой.

    Статья 167 ТК Российской Федерации поясняет, что за командированным сотрудником должно сохраняться его место работы и заработная плата.

    Основания

    Основанием для отправки сотрудника в командировку служит приказ руководителя с обязательным указанием цели поездки и ее периода.

    Порядок оформления

    Самым первым оформляется приказ о командировке. В нем указывается цель и место поездки.

    После приказа командированному лицу выдается путевой лист, но только в том случае, если в поездке будет использоваться личный или служебный транспорт. В этом же случае оформляется и служебная записка.

    В конце командировки подразумевается составление авансового отчета, который будет являться подтверждением всех затрат в служебной поездке.

    Документы для командировки

    Действующее законодательство предусматривает определенные правила оформления командировки. При этом необходимо оформление определенных документов. 

    Перед поездкой

    Перед отправкой сотрудника в командировку, в обязательном порядке, руководителю направляется служебная записка с просьбой отправить в поездку того или иного сотрудника.

    Образец служебной записки здесь.

    В ней должна быть указана:

    • цель поездки;
    • обоснованная причина, по которой в командировку отправляется именно данный сотрудник;
    • срок командировки.
    Читайте также:  Понятие и виды трудовых споров и их разрешение

    Приказ

    Приказ составляется и подписывается руководителем по унифицированной форме, согласно действующему законодательству.

    Однако, если на предприятии утверждена другая форма приказа, то можно воспользоваться ей.

    Основанием для оформления приказа является служебная записка. Приказ передается командированному лицу для ознакомления и подтверждения, посредством личной подписи.

    Образец приказа на командировку сотрудника здесь.

    Маршрутный лист

    Маршрутный лист выдается командированному работнику в случае его поездки на личном или корпоративном транспорте. Такая поездка возможна лишь с письменного разрешения руководителя.

    В данном документе прописываются:

    • дата отъезда, которая является началом командировочной поездки;
    • дата приезда, которая является окончанием командировочной поездки;
    • наименование предприятия, которое выдала данный документ;
    • данные сотрудника (ФИО, сведения медицинского осмотра);
    • должностная категория командированного работника;
    • данные о машине (марка, госномер);
    • маршрут поездки, то есть, куда именно отправляется сотрудник.

    Бланк маршрутного листа здесь,

    образец заполнения маршрутного листа здесь.

    Служебная записка

    В случае, когда нет документов по расходам и затратам, служебная записка служит доказательством командировки.

    В ней проставляется время и дата по прибытии и отъезду в пункте назначения.

    Образец служебной записки здесь.

    Командировочное удостоверение

    Командировочное удостоверение выдается только в том случае, если сотрудник направлен в страны СНГ.

    Бланк командировочного удостоверения здесь,

    образец заполнения командировочного удостоверения здесь.

    На личном транспорте

    Если сотрудник желает отправиться в командировку на личном автомобиле, то ему следует сначала получить письменное разрешение руководителя. Только после этого он может воспользоваться в командировке личным автомобилем.

    При этом составляется служебная записка с указанием марки и государственного номера автомобиля.

    Местная командировка

    Термин «местная командировка» используется в поездках при выполнении поручения руководителя в том же населенном пункте, где находится офис сотрудника. Однако, командировкой такая поездка по сути не является.

    За работником, в таком случае, сохраняется его рабочее место и заработная плата. А вот расходы никак не возмещаются, так как они попросту отсутствуют.

    За границу

    При отправке сотрудника в командировку за границу, все действия идентичны при командировке на территории России. В этом случае командировка должна быть внесена в табель.

    При этом составляется доклад, который должен объяснить причину направления в такую командировку именно данного работника. Затем издается приказ с описанием цели поездки и периода.

    Если сотрудник отправляется в страны СНГ, то ему выдается командировочное удостоверение.

    Перед поездкой командированному работнику выплачивается аванс, а также производится расчет предстоящих затрат.

    Документы после поездки

    После командировки, работник обязан отчитаться о произведенных расходах, а также о выполнении служебного поручения.

    Авансовый отчет

    Данный отчет является документом, оформляемым по прибытию сотрудника из командировки. В нем он отчитывается о всех затратах и расходах.

    В авансовом отчете в обязательном порядке указываются:

    • сумма выданного аванса перед поездкой;
    • данные командированного сотрудника (ФИО и должность);
    • затраты в поездке, подтвержденные чеками и квитанциями;
    • остаток от выданной денежной суммы;
    • описание прилагаемых документов, квитанций и чеков.

    Бланк авансового отчета здесь,

    образец заполнения авансового отчета здесь.

    Подтверждающие расходы на проезд и проживание

    Документами, которые подтверждают проживание командированного сотрудника, являются квитанции об оплате номера в отеле/гостинице.

    При аренде жилья, что в некоторых случаях будет достаточно экономичным способом проживания, предоставляется договор аренды, с прописанной суммой.

    При расходах на питание прилагаются соответствующие чеки.

    Возмещение финансовых затрат

    Каждый командированный при наличии трудовых отношений имеет возможность возмещения финансовых затрат в служебной поездке, которое выплачивает работодатель.

    Оплата суточных

    Для командированных сотрудников, выполняющих служебное задание на территории России, предусмотрена оплата 700 рублей в сутки.

    А для работников, находящихся в командировке за границей, такой норматив будет равен 2,5 тысяч рублей.

    Суточные выплаты не облагаются НДФЛ. Если же, суточные выплачиваются свыше указанных нормативов, то придется уплатить страховые взносы.

    Оплата рабочего времени

    Оплата рабочего времени производится, исходя из локального документа, составленного внутри организации. Например, она может быть рассчитана из расчета среднемесячной оплаты труда.

    Из вышеуказанного можно сделать вывод о том, что действующее законодательство предусматривает перечень всех необходимых документов, которые нужно оформить при направлении сотрудника в командировку в 2020 году.

    На видео об оформлении командировки

    Внимание!

    • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
    • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

    Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

    ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

    Источник: http://nam-pokursu.ru/dokumenty-dlja-komandirovki/

    Служебная командировка в 2019 году: правила и важные нюансы

    Ключевые правила, раскрывающие специфику служебных командировок, содержатся в ст. 166 ТК РФ. В ней говорится, что служебная командировка — это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

    Из ст. 166 ТК РФ следует, что:

    1. Служебная командировка должна нести производственный характер.
    2. Направить в служебную командировку можно только тех лиц, которые оформлены по трудовому договору, а не по договору гражданско-правового характера.
    3. Не признаются служебными командировками служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер. Такой характер работы прописан в трудовом договоре.
    4. Длительность служебной командировки должна быть целесообразна. В Письме Минфина России от 28.04.2010 № 03-03-06/1/304 говорится, что «в случае если большую часть рабочего времени и большую часть трудовых обязанностей, предусмотренных трудовым договором, работники выполняют в иностранном государстве, фактическое место работы сотрудников будет находиться в иностранном государстве и такие работники не могут считаться находящимися в командировке».

    В Письме Минтруда от 09.06.

    2017 № 14-2/ООГ-4733 также даются уточнения относительно дистанционных работников: «Поездка работника, направляемого в командировку на основании письменного решения работодателя в обособленное подразделение командирующей организации (представительство, филиал), находящееся вне места постоянной работы, также признается командировкой». Следовательно, поездка дистанционного работника в головной офис работодателя является служебной командировкой.

    Факт того, что сотрудник работает дистанционно, должен быть зафиксирован в трудовом договоре как место работы (ст. 57 ТК РФ). В качестве места работы надомника указывается его домашний адрес.

    Поездка в филиал организации за пределы постоянной работы тоже расценивается как командировка. На это указывает п. 3 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки (утв.

     Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).

     В этом случае работники направляются в командировки на основании письменного решения работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

    Размер суточных в 2019 году

    Работодатель выплачивает суточные в размере, установленном локальными нормативными документами организации.

    Так как суточные не являются доходом работника, НДФЛ они не облагаются. Однако это правило действует в том случае, если суточные фактически не превышают максимальной величины, не облагаемой НДФЛ и страховыми взносами в 2019 году:

    • 700 руб. в день — для поездок по России;
    • 2 500 руб. в день — для поездок за границу.

    У компании есть право выдавать суточные больше максимальной величины, но в этом случае подоходным налогом, взносами будет облагаться разница между выплаченными деньгами и обозначенным лимитом.

    Для выплаты суточных важно правильно учесть дни командировки. Суточные выплачиваются за каждый день командировки, в том числе выходные, праздники и дни, проведенные в дороге.

    Легкий расчет зарплаты и командировочных, быстрое начисление больничных и отпускных

    Узнать больше

    При проезде к месту командировки на личном или служебном транспорте количество дней будет определяться по служебной записке. Этот документ работник предоставляет по возвращении из командировки.

    К нему прилагаются документы (путевой лист, счета, кавитации, кассовые чеки с АЗС), которые подтверждают маршрут следования автомобиля.

    Во всех остальные случаях количество дней подтверждается проездными документами.

    Обратите внимание на ч. 2 п. 16 Постановления Правительства РФ от 13.10.

    2008 № 749, в котором говорится, что выплата работнику суточных в иностранной валюте при направлении в командировку за пределы территории РФ «осуществляется в порядке и размерах, которые предусмотрены абз. 2 п.

     11 Положения о командировках, с учетом особенностей, предусмотренных п. 19 Положения». То есть в размере, который установлен в локальных нормативных актах.

    Если в загранпаспорте нет отметки (командировки в страны СНГ), то подсчет количества дней осуществляется по проездным документам. Во всех остальных случаях — по отметке в загранпаспорте.

    Если командировка подразумевает поездки в близко расположенную местность и работник ежедневно возвращается домой после выполнения служебных обязанностей, суточные не выплачиваются.

    Чтобы правильно рассчитать командировочные, воспользуйтесь специальной шпаргалкой.

    Как оформить командировку: необходимые документы

    Прежде всего компании, которые направляют своих сотрудников в служебные командировки, должны иметь разработанное положение о командировках. В этом локальном нормативном акте прописываются размер суточных, размер компенсации расходов и другие важные детали.

    Ранее в комплект обязательных командировочных документов входили служебные задания и командировочные удостоверения. Но с 8 января 2015 года эти документы упразднены. Теперь направление работника в служебную командировку производится на основании правового акта (приказа, распоряжения) работодателя.

    Алгоритм действий

    1. Издание приказа о направлении работника в командировку

    Работник направляются в командировку на определенный срок на основании письменного решения работодателя. Поэтому обязательно издается приказ (можно использовать форму Т-9), где указывается вся та информация, которая ранее входила в командировочное удостоверение и служебное задание.  

    Сотрудник знакомится с приказом под роспись.

    2. Выдача аванса на командировочные расходы

    Выдача подотчетных средств производится на основании распорядительного документа руководителя — приказа, распоряжения, решения.

    Это также может быть письменное заявление командированного сотрудника, в котором стоит надпись руководителя о сумме наличных денег и о сроке, на который они выдаются, его подпись и дата.

    Подробнее об этой процедуре читайте в статье «Как не допустить ошибки в расчетах с подотчетными лицами».

    Помимо выдачи аванса на командировочные расходы в табеле учета рабочего времени проставляются соответствующие отметки (код «К» или «06»).

    Если работник отработал день, а вечером этого дня уезжает в командировку, то в табеле учета рабочего времени проставляется код «Я» и выплачивается зарплата за этот день, та как фактически этот день сотрудник находился на рабочем месте.

    Если командировка длилась со вторника по понедельник, то для субботы и воскресенья проставляется код «К». Если во вторник сотрудник не приходит на работу и находится в пути по договоренности с работодателем, то в табеле тоже указывается код «К».

    3. Заполнение авансового отчета

    По возвращении из командировки работник передает работодателю авансовый отчет (форма N АО-1) об израсходованных суммах, на основании которого производится окончательный расчет (к авансовому отчету прилагаются фактические расходы по проезду, расходы на проживание и документы об иных расходах, связанных с командировкой). Отчет о выполненной работе в командировке не представляется.

    С указанной даты фактический срок пребывания работника в командировке определяется по проездным билетам, представляемым им по возвращении.

    Источник: https://kontur.ru/articles/5061

    Документы для оформления командировки в 2019-2020 годах

    • Всё о сроке командировки, расчет с примерами
    • Как правильно оформить командировку в 2019-2020 годах
    • Оформляем и оплачиваем аванс
    • Порядок оплаты суточных
    • Как оформить сотруднику продление командировки, отзыв из командировки
    • Как в командировке оплачивается рабочее время
    • Оформление авансового отчета, служебной записки

    Всё о сроке командировки, расчет с примерами

    Оформление командировки в 2019-2020 годах следует начать с определения ее срока, от которого зависят размер аванса и отражение рабочего времени в табеле.

    Читайте также:  Нужна ли печать в трудовой книжке в 2020 году: при увольнении, при приеме на работу

    Минимальным сроком командировки считается один день, предельная же ее продолжительность законом не ограничена. Правда, бессрочную командировку оформить тоже нельзя, исходя из ее определения в ст.

     166 ТК РФ как поездки с определенным сроком.

    Командировка начинается в день отъезда работника, а оканчивается в день его возвращения на рабочее место. Порядок определения этих моментов регламентирован в п. 4 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (далее — Положение).

    При этом применяются следующие правила:

    1. Днем отъезда считается день отбытия транспорта (автомобиля, самолета и т. д.) с места работы (из населенного пункта, где расположен работодатель).
    2. Убытие транспорта до 24:00 включительно означает начало командировки текущим днем, после — следующим. Например, если самолет вылетает из аэропорта 10 октября в 23:30, началом командировки считается 10 октября.
    3. Если место убытия транспорта находится вне населенного пункта, нужно учесть также время следования к этому месту. Например, если самолет вылетает из аэропорта, расположенного вне черты города, 5 ноября в 00:30, но при этом сотрудник вынужден выехать в аэропорт 4 ноября в 22:00, началом командировки считается 4 ноября. Дата, указанная в проездном документе (5 ноября), в этом случае не имеет значения.
    4. День приезда определяется аналогично.

    Как правильно оформить командировку в 2019-2020 годах

    Для оформления командировки в 2019-2020 годах документ требуется лишь один — письменное распоряжение работодателя (абз. 2 п. 3 Положения).

    Требований к оформлению такого распоряжения закон не содержит, на практике оно, как правило, оформляется приказом. Работодатель полномочен использовать как утвержденные формы приказов № Т-9 и № Т-9а (утв.

    постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1), так и формы, разработанные самостоятельно.

    При этом в любом случае в приказ включаются следующие данные:

    • сведения о работодателе (наименование);
    • сведения о работнике (Ф. И. О., подразделение, должность);
    • указание места назначения командировки;
    • указание даты начала/окончания командировки и ее итоговую длительность;
    • указание цели командировки;
    • отметки о факте использования работником для проезда к месту назначения своего либо служебного транспорта.

    Приказ подписывается лицом, которое на основании устава (первый руководитель) либо по доверенности обладает правом подписи таких документов. Если в командировку убывает руководитель организации, он вправе сам подписать соответствующий приказ, выступая как представитель работодателя по отношению к работникам (пусть даже к самому себе).

    Подробнее о правилах оформления приказа на командировку можно почитать в нашей статье.

    При необходимости работодатель может установить в локальном акте обязательность по оформлению и других документов (командировочного удостоверения, служебной записки, служебного задания).

    Оформляем и оплачиваем аванс

    Как следует из п. 10 Положения, аванс необходимо выдать в сумме, достаточной для возмещения:

    • проездных расходов;
    • затрат на жилье;
    • дополнительных расходов (суточных).

    Кроме того, в силу ч. 1 ст. 168 ТК РФ работодатель может возмещать и иные траты, произведенные с его ведома (например, оплату услуг связи), в том числе авансом.

    Указания о порядке расчета аванса, за исключением одной из его составляющих — суточных, в законе отсутствуют. На практике распространено составление сметы, которую подписывают главбух и руководитель компании.

    Закон не запрещает перечислять аванс на зарплатную банковскую карту сотрудника, хотя он может быть выдан и наличными под отчет.

    Выдача аванса наличными производится в соответствии с указанием Банка России от 11.03.2014 № 3210-У:

    Не знаете свои права?

    Подпишитесь на рассылку Народный СоветникЪ. Бесплатно, минута на прочтение, 1 раз в неделю.

    1. На выдачу наличных денег под отчет оформляется распорядительный документ за подписью руководителя организации (индивидуального предпринимателя) либо командированный пишет заявление в произвольной форме с просьбой выдать ему аванс наличными денежными средствами (обязательно указание суммы аванса и срока, на который выдаются деньги).
    2. В случае оформления заявления, оно подписывается работником и его руководителем.
    3. Оформляется расходный кассовый ордер (следует использовать форму КО-2, утв. постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88).

    Порядок оплаты суточных

    За каждый день командировки работодатель должен оплатить в составе аванса расходы, которые могут возникнуть у командированного в связи с нахождением не по месту постоянного жительства, то есть суточные.

    При этом закон не содержит исключений для нерабочих и праздничных дней, а также дней, когда сотрудник находился в пути.

    Кроме того, выплатить суточные придется, даже если у работника наступит временная нетрудоспособность в командировке либо произойдет вынужденная остановка (при наличии подтверждающих эти обстоятельства документов).

    Размер суточных определяется каждым работодателем самостоятельно. Его можно закрепить в коллективном договоре или любом другом локальном акте компании, например положении о командировках. Однако следует учитывать, что максимальный размер суточных, не облагаемый НДФЛ и страховыми взносами, как следует из абз. 12 п. 3 ст. 217 и п. 2 ст. 422 НК РФ, составляет:

    • 2500 руб. — для заграничных поездок;
    • 700 руб. — для командировок по РФ.

    Если работник направлен в командировку по РФ на один день либо в пределах одних суток, суточные ему перечислять не нужно. Суточные — это целевые выплаты, направленные на возмещение расходов, возникающих из-за проживания сотрудника не по месту жительства.

    В однодневной командировке таких расходов не предполагается (абз. 4 п. 11 Положения). Исключение сделано только для заграничных однодневных командировок: работодатель в этом случае должен оплатить 50% суточных, предусмотренных для длительных служебных поездок.

    Как оформить сотруднику продление командировки, отзыв из командировки

    Регламентация действий по продлению командировки в законе отсутствует. Наиболее соответствует законодательству следующий порядок действий:

    1. Получение согласия работника (в письменном виде) на продление служебной поездки, если он относится к категории работников, направляемых в командировку только с такого согласия (беременные женщины, инвалиды, несовершеннолетние сотрудники).
    2. Издание приказа о продлении командировки. Утвержденной формы такого приказа нет, важно лишь помнить, что целесообразно отразить в нем причины продления служебной поездки, установить новый срок ее завершения, а также (при необходимости) новый срок выполнения отдельных поручений.
    3. Уведомление сотрудника о продлении командировки. Сделать это можно путем направления ему приказа посредством факса, электронной почты и т. д. С оригиналом приказа сотрудника нужно ознакомить под расписку по возвращении.

    Расходы, возникшие в связи с продлением командировки, должен оплатить работодатель. Если аванса для покрытия дополнительных расходов недостаточно, заставлять работника расходовать личные денежные средства работодатель не вправе. Поручение выплатить работнику деньги на возникающие в связи с продлением командировки расходы можно отразить в приказе о ее пролонгации.

    В подобном порядке, за исключением п. 1, можно оформить и отзыв работника из командировки: издать приказ об отзыве из командировки и уведомить об этом сотрудника.

    Как в командировке оплачивается рабочее время

    За весь срок командировки зарплата сотруднику не начисляется. За рабочие дни, выпадающие на период командировки, работодатель выплачивает командированному средний заработок (ст. 167 ТК РФ). За выходные или праздники командированному положены только суточные.

    Однако есть случаи, когда произвести оплату за праздники и выходные дни, приходящиеся на командировку, все же следует:

    1. Если командированный в такой день привлекался к работе (п. 5 Положения).
    2. Если такой день совпал с днем отъезда в командировку или возвращения из нее либо с днем нахождения его в пути к месту командировки или обратно (п. 1 письма Минтруда от 25.12.2013 № 14-2-337).

    Порядок оплаты в таких ситуациях имеет свои особенности. Так, работодатель может:

    • оплатить день в соответствии со ст. 153 ТК РФ минимум в удвоенном размере;
    • по желанию сотрудника произвести оплату, как за обычный рабочий день, предоставив ему также дополнительный неоплачиваемый выходной день.

    Вопрос о выходе сотрудника на работу в день отъезда или прибытия из командировки должен решаться по согласованию с работодателем (абз. 5 п. 4 Положения), хотя в любом случае за указанные дни работнику положены суточные (ч. 1 ст. 168 ТК РФ) и средний заработок (абз. 1 п. 9 Положения, ст. 167 ТК РФ).

    При этом, исходя из смысла абз. 5 ч. 1 ст. 21 ТК РФ, у работника есть неоспоримое право на получение зарплаты, в том числе зависящей от количества выполненной работы.

    Таким образом, смыслу закона и интересам работника будет соответствовать выплата еще и зарплаты за отработанные часы в день отбытия в командировку или возвращения из нее.

    Оформление авансового отчета, служебной записки

    После командировки у работника есть 3 рабочих дня на то, чтобы оформить авансовый отчет, сдать его работодателю и произвести окончательный расчет (п. 26 Положения).

    Если работник в итоге потратил сумму, превышающую аванс, то перерасход при наличии подтверждающих документов ему должен быть возмещен. И напротив, неизрасходованную сумму работник обязан вернуть работодателю. При определенных условиях последний полномочен произвести соответствующие удержания из зарплаты сотрудника (ч. 2–3 ст. 137 ТК РФ):

    1. Если прошло не более месяца с момента истечения срока возврата неизрасходованной части аванса.
    2. Если у сотрудника не имеется возражений относительно размера и оснований удержаний.

    Целесообразно в таком случае сначала взять с работника письменное согласие на удержание, затем издать приказ об удержании и только после этого удержать необходимую сумму. Если сотрудник не согласен с размером либо основанием удержания, получить деньги работодатель может только через суд.

    Иногда работник обязан после возвращения из командировки составить также служебную записку.

    Это касается случаев использования для проезда служебного или личного транспортного средства, а также транспорта, принадлежащего третьим лицам.

    В записке отражается фактический срок пребывания в командировке; к ней прилагаются подтверждающие использование транспорта документы: чеки, квитанции, путевые листы и т. д. (абз. 2 п. 7 Положения).

    1. ***
    2. Таким образом, приказ работодателя действительно является единственным обязательным для оформления командировок документом в 2019-2020 годах, если сам работодатель не установит обязательность оформления иных документов.
    3. Работнику же потребуется составить авансовый отчет c приложением подтверждающих расходы документов, в частных случаях — заявление на аванс, заявление о согласии на удержание неизрасходованного аванса, служебную записку и другие документы в зависимости от конкретной ситуации.
    4. ***
    5. Еще больше материалов по теме — в рубрике «Командировки».

    Источник: https://nsovetnik.ru/komandirovki/dokumenty_dlya_oformleniya_komandirovki/

    Ссылка на основную публикацию
    Adblock
    detector