Что делать с невостребованной трудовой книжкой

Что делать с невостребованной трудовой книжкой

  • До момента возвращения трудовой её владельцу, ответственность за документ вменяется работодателю.
  • Если уволившийся не получил её, то необходимо проявить инициативу по выдаче.
  • Правила хранения трудовых книжек предусматривают повышенную ответственность и отчётность работодателя за надлежащее хранение документа.
  • Его выдача допускается согласно нормативам законодательства.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер. 

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 577-03-76. Это быстро и бесплатно!

Скрыть содержание

Сроки, установленные для выдачи трудовой книжки

Трудовая должна выдаваться в день увольнения (ст. 62 ТК РФ). Им считается последний день работы (ст. 77 ТК РФ), если иное не вытекает из обстоятельств увольнения или не регламентировано локальными нормативами.

Что делать с невостребованной трудовой книжкой

Особенно, при увольнении прогульщика по дисциплинарному взысканию, который мог находиться в длительном прогуле и не реагировать на полученное ранее уведомление об увольнении.

В последний рабочий день добросовестный работник подходит в кадровый отдел или к иному уполномоченному лицу, ответственному за кадровое делопроизводство. Выдача книжки оформляется официально, документ выдаётся под роспись.

Недобросовестные граждане могут намеренно проигнорировать получение трудовой, особенно – зная об ответственности работодателя.

Такая ответственность наступает на третий день, следующий за датой увольнения, если трудовая всё ещё находится у работодателя. В этот период пора начинать бить тревогу, и гарантировать собственную административную безопасность, связанную с невыдачей документа.

ВНИМАНИЕ: Работодателю может вменяться административная ответственность за невыдачу трудовой книжки, несмотря на халатность или намеренное оставление таковой, уволенным работником.

Что делать, если работник не забирает трудовую книжку после увольнения? К числу правил безопасности, требующихся в данной ситуации, относится сбор документации, подтверждающий добросовестность действий со стороны должностного лица.

По преимуществу они опираются на два основных действия:

  1. составление акта о неполучении книжки в день увольнения;
  2. отправление уведомления о необходимости забрать документ.

Составление акта

Эта процедура необходима, когда речь идёт о нарушителе дисциплины или недружелюбно настроенном сотруднике, провоцирующем спор.

Что делать с невостребованной трудовой книжкойВ иных случаях акт может не сыграть существенной роли, но и не принесёт вреда.

Поэтому его рекомендуется составить, если владелец книжки не явился за её получением.

В подразделение, где работает владелец документа, передаются по телефону сведения о том, что лицу требуется явиться в кадровую службу, с объяснением причины приглашения.

Если сотрудник не пришел за трудовой книжкой в день увольнения, при отказе или игнорировании приглашения, а также при отсутствии лица на рабочем месте, избирается комиссия из сотрудников, числом не менее трёх.

Повторное требование даётся в присутствии членов комиссии. Они свидетельствуют о добросовестно проведённой процедуре передачи требования сотруднику. Если таковой отсутствует на рабочем месте – свидетельствуют его отсутствие.

Далее составляется акт. В нём указывается:

  1. состав комиссии, с указанием фамилий и занимаемых должностей.
  2. Факт передачи в присутствии комиссии требования работодателя забрать трудовую, а так же факт отказа или игнорирования работником, полученного требования.
  3. Если виновное лицо отсутствовало на рабочем месте – указываются данные обстоятельства.
  4. В заключение ставится дата и подпись всех членов комиссии, которые были обозначены в начале текста. Подписи ставятся собственноручно, рядом расшифровываются фамилии подписавшихся.

Акт передаётся работодателю вместе со служебной запиской кадрового работника, и хранится у него не менее месяца. Он подлежит регистрации во входящей документации, с указанием реквизитов:

  • даты составления;
  • регистрационного номера.
  1. Срок исковой давности по трудовым спорам в суде составляет 1 месяц с даты увольнения.
  2. Скачать образец акта о неполучении трудовой книжки в день увольнения.
  3. Ниже представлен пример документа:

Что делать с невостребованной трудовой книжкой

Отправка уведомления

Составление и передача уведомления обязательны во всех случаях, когда документ не получен в течение последующих двух рабочих дней, независимо от причин и действий виновной стороны.

В первые два дня допустимо уведомлять бывшего сотрудника:

Что делать с невостребованной трудовой книжкой

  • по телефону;
  • по электронной почте.

Если работник не забирает трудовую книжку после увольнения и не приходит за ней к вечеру второго дня, требуется составить текст на бумажном носителе, с удостоверением подписью руководителя или начальника отдела кадров, и печатью. Этот текст составляется в свободной форме, в двух экземплярах.

Из документа должно быть ясно, что «владелец трудовой (с указанием должности и фамилии с инициалами) приглашается к работодателю для получения трудовой книжки». Обязательно указывается назначенное для визита число.

В верхней части листа указывается наименование организации, или текст составляется на фирменном бланке.

Вечером второго дня уведомление можно передать курьером по адресу проживания уволившегося.

Внимание! В этом случае получатель должен подписать на втором экземпляре собственноручно: «мною получено и прочитано», рядом поставить дату и подпись с расшифровкой фамилии.

При оформлении обычной курьерской доставки, достаточно получить подтверждение того, что документ передан адресату.

Если в течение двух дней не получено подтверждение отправки уведомления, то утром третьего дня (или вечером – второго), требуется отправить заказное письмо с уведомлением о получении. В письмо обязательно вложить опись.

Скачайте бланк уведомления о необходимости забрать трудовую при увольнении.

Что делать с невостребованной трудовой книжкой

А тут вы найдете заполненный образец уведомления.

Картинка заполненного документа:

Что делать с невостребованной трудовой книжкой

Достаточно ли данных действий для гарантии безопасности?

При правильно проведённых перечисленных выше действиях, работодатель застрахован от обвинения в невыдаче трудовой. В случае жалобы, при проверке он должен предъявить инспектору:

Что делать с невостребованной трудовой книжкой

  1. составленный и подписанный членами комиссии акт, в котором зафиксировано обстоятельство невозможности выдачи книжки работнику в день увольнения.
  2. Текст составленного уведомления (второй экземпляр), зарегистрированный в журнале исходящей документации.
  3. Доказательство передачи уведомления, в виде собственноручной подписи получателя на втором экземпляре или почтовых документов.

Однако до передачи документа владельцу, могут произойти обстоятельства форс-мажора. Например, сотрудник оказался в больнице или на амбулаторном лечении. Эти обстоятельства отменят нормы увольнения, так как находящееся на больничном лицо, не может быть уволено.

Наличие больничного или иной справки, подтверждающей уважительное отсутствие на работе в день увольнения, отменит правоспособность составленного акта. В этом случае придётся изменить дату увольнения, исправить внесённую запись и выдать документ с учётом возникших объективных обстоятельств.


То же касается случаев, когда сотрудник умирает
, но работодатель не оповещён о данном прецеденте и увольняет его за прогулы.

Такие действия считаются юридически правильными и чистыми, так как работодатель не должен был знать об обстоятельствах прекращения выхода на работу, без оповещения со стороны заинтересованных лиц.

Как можно отдать трудовую уволенному сотруднику?

  • Если никто не пришел и не забрал документ, можно отправить дополнительное уведомление по собственной инициативе, в котором предлагается переслать разрешение о передаче трудовой по почте или доверенному лицу по нотариально удостоверенной доверенности.
  • Передача книжки без специального разрешения или документа считается административным нарушением.
  • Варианты передачи документа следующие:
  • пересылка книжки по почте заказным письмом допускается только при предоставлении от владельца письменного согласия на пересылку.
  • Отдать третьим лицам, в том числе – близким родственникам, можно только по нотариальной доверенности.
  • Лично в руки передача документа допускается в любое время.
  • В случае смерти родственник должен предъявить свидетельство о смерти.

Смотрим видео по данной теме:

Если после добросовестных действий работодателя трудовая осталась у него, по причине неявки за таковой, документ следует хранить с остальными документами по истечении года. Через год допустимо передать в архив организации и хранить её 75 лет.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас: 

+7 (499) 577-03-76 (Москва)

+7 (812) 467-44-78 (Санкт-Петербург)

Это быстро и бесплатно!

Источник: https://moyafirma.com/shtat/hr/kadrovoe-deloproizvodstvo/uvolneniya-personala/documenti/trudovaya-knijka/vidacha-tk/chto-delat-esli-ne-zabiraet.html

«Я ухожу, ухожу красиво…»: вносим в трудовую книжку запись об увольнении

Хотите, чтобы при увольнении работника расставание с ним прошло гладко? Потрудитесь внести «увольнительную» запись в его в трудовую книжку в установленный срок и по всем правилам. А правила эти такие.

Увольняем работника правильно

Соблюдаем порядок. Порядок заполнения трудовой книжки при увольнении работников регулируют пп. 2.26 2.29 Инструкции № 58.

Согласно этим пунктам

записи в трудовой книжке о причинах увольнения должны точно соответствовать формулировкам действующего законодательства

При этом, выполняя запись, работодатель должен сослаться на соответствующие пункт, статью КЗоТ или другого закона, который прямо предусматривает основание для увольнения ( п. 2.26 Инструкции № 58).

При расторжении трудового договора по инициативе работника по причинам, с которыми законодательство связывает предоставление определенных льгот и преимуществ, в записи об увольнении в трудовой книжке указывают эти причины.

Внимание! Для лиц трудоспособного возраста не забудьте указать в трудовой книжке время, продолжительность и место прохождения повышения квалификации, которое работник прошел за последние два года перед увольнением ( п. 4.1 Инструкции № 58).

Вносим запись. Запись об увольнении в раздел «Відомості про роботу» трудовой книжки работника вносите с соблюдением простых правил ( п. 2.27 Инструкции № 58):

  • в графе 1 проставьте порядковый номер записи — следующий за предыдущей записью;
  • в графе 2 укажите дату увольнения. Напоминаем, что эту дату в общем порядке записывают арабскими цифрами: число и месяц — двузначными, а год — четырехзначными;
  • в графе 3 сделайте собственно запись об увольнении. Обязательно укажите здесь причину увольнения и сошлитесь на соответствующий «увольнительный» пункт, статью закона;
  • в графе 4 запишите название документа (приказ/распоряжение руководителя предприятия), на основании которого внесена запись, его дату и номер.

Формулируем запись в графе 3. В Инструкции № 58 вы найдете несколько примеров «увольнительных» записей. Их объединяет главное требование — в графе 3 запись начинают словом «Звільнено», продолжают — словами «у зв’язку» или «за», а завершают — указанием конкретной причины увольнения со ссылкой на норму закона.

Например, при увольнении работника в связи с сокращением штата делают запись: «Звільнено за скороченням штату працівників, п. 1 ст. 40 КЗпП України».

При увольнении по собственному желанию указывают: «Звільнено за власним бажанням, ст. 38 КЗпП України».

Если работник при увольнении по собственной инициативе имеет определенные льготы и преимущества, то в графе 3 трудовой книжки пишут, к примеру: «Звільнено за власним бажанням у зв’язку зі вступом до вищого навчального закладу, ст. 38 КЗпП України».

В трудовой книжке умершего работника в графе 3 записывают: «Роботу припинено у зв’язку зі смертю», в графе 4 указывают дату и номер приказа (распоряжения).

Кстати, в этом случае датой прекращения трудового договора, которую указывают в графе 2 трудовой книжки, будет дата смерти работника, независимо от того, работал умерший в этот день или нет (см. письмо от 31.12.2010 г. № 284/06/186-10). Заверяем запись.

Внесенную в трудовую книжку запись об увольнении нужно заверить. На это обращает внимание п. 4.1 Инструкции № 58.

  1. Для этого строчкой ниже этой записи в графе 3:
  2. — указывают должность ответственного лица, которое уполномочено заверять записи в трудовых книжках. Обычно в этой роли выступают руководитель предприятия или специально уполномоченное им лицо (чаще всего — специалист кадровой службы);
  3. — напротив должности руководитель (или ответственное лицо) проставляет свою подпись;
  4. — рядом с подписью вписывают инициалы и фамилию руководителя (или ответственного лица);
  5. — ниже подписи руководителя (или ответственного лица) проставляют оттиск печати предприятия/отдела кадров (при наличии).
Читайте также:  Аутстаффинг иностранных граждан в 2020 году

Выдаем трудовую книжку работнику. В день увольнения работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку с внесенной в нее соответствующей записью ( ст. 47 КЗоТ, пп. 2.4 и 4.1 Инструкции № 58).

То есть запись об увольнении вносят в трудовую книжку в день увольнения работника. При этом день увольнения считается последним днем работы работника.

Например, если ваш работник увольняется 13.01.2017 г., то этот день для него еще рабочий.

Имейте в виду:

дата записи в трудовой книжке об увольнении должна совпадать с датой увольнения

Интересно, можно ли сделать запись об увольнении заранее (например, за день или за неделю), если конкретная дата увольнения точно известна? Лучше не рискуйте.

Ведь до назначенного дня многое может измениться — работник может заболеть, из-за чего придется перенести дату увольнения (если речь идет об увольнении по инициативе работодателя), а то и вовсе может передумать увольняться (это допускают ст. 38, п. 1 ст. 36 КЗоТ).

Поэтому, чтобы потом не пришлось заранее сделанную запись признавать недействительной, за заполнение трудовой книжки беритесь только в день увольнения работника, т. е. в последний день его работы.

А если работник в день увольнения отсутствует на работе? Тогда ему в этот день направляют почтовое уведомление с указанием на необходимость получить трудовую книжку.

Хотите переслать трудовую книжку по почте с доставкой по указанному адресу? Знайте: вы можете сделать это только с письменного согласия работника.

Что делать с невостребованной трудовой книжкой? Ваш бывший работник не забрал свою трудовую книжку при увольнении? Тогда этот документ вам предстоит хранить у себя в течение 2 лет отдельно от трудовых книжек других работников. После окончания этого срока невостребованную трудовую книжку передайте в архив предприятия. Там ее нужно хранить не менее 50 лет, а впоследствии — уничтожить ( п. 6.2 Инструкции № 58).

Трудовую книжку умершего работника отдают на руки его близким родственникам под расписку или по их требованию направляют по почте ( п. 4.3 Инструкции № 58).

Чем грозит работодателю задержка в выдаче трудовой книжки? Действительно, а что будет, если работодатель по своей милости не выдаст своевременно трудовую книжку увольняющемуся работнику? Из-за такой задержки придется выплатить работнику средний заработок за все время вынужденного прогула ( п. 4.1 Инструкции № 58).

В этом случае днем увольнения будет считаться день выдачи трудовой книжки. О новом дне увольнения необходимо издать приказ и внести запись в трудовую книжку работника. Ранее внесенную запись о дне увольнения признают недействительной в порядке, установленном п. 2.10 Инструкции № 58.

Примеры заполнения трудовой книжки при увольнении

С теорией внесения «увольнительных» записей в трудовые книжки мы разобрались. Давайте перейдем к примерам заполнения «трудовых».

Что делать с невостребованной трудовой книжкой Что делать с невостребованной трудовой книжкой

Источник: https://i.Factor.ua/journals/nibu/2017/january/issue-01-02/article-24280.html

Когда выдавать работникам трудовые книжки

Что делать с невостребованной трудовой книжкой

Работник может потребовать выдать ему бумажную трудовую книжку для целей социального и пенсионного страхования. Пока правила не изменят, соблюдайте прежние. Выдавайте трудовые книжки только по письменным заявлениям работников.

Памятка для бухгалтера: как учитывать и хранить трудовые книжки >>

Как нужно делать, а как нельзя

Правильно. Выдавайте трудовую книжку на руки только после того, как получите от сотрудника письменное заявление. Обязательно зарегистрируйте ее выдачу в книге учета движения трудовых книжек или иной регистрационной книге.

Подписывайтесь на наш канал в Яндекс.Дзен

Зафиксировать, что временно выдали трудовую книжку, можно двумя способами. Первый — внести регистрационную запись в книгу учета движения трудовых книжек. В форме книги учета нет графы для отметки о временной выдаче трудовой.

Поэтому работник может поставить дату и написать, зачем берет книжку, в графе 12, а подпись — в графе 13. Когда сотрудник вернет трудовую книжку, заново зарегистрируйте, что приняли ее на хранение.

Однако этот вариант не лучший, поскольку по правилам в книге учета вы регистрируете прием и выдачу трудовой книжки при найме и увольнении.

Чтобы избежать путаницы в книге учета и оперативно показать инспектору, где находится трудовая книжка, используйте второй способ — отмечайте подобные случаи в специальной книге. Например, заведите регистрационную форму выдачи трудовых книжек в целях соцстрахования и фиксируйте в ней причины, даты выдачи и возвращения книжки работником.

Неправильно. Выдавать трудовую книжку под честное слово нельзя. Если инспектор обнаружит, что трудовой нет, а вы не сможете документально подтвердить, что ее забрал работник, ГИТ оштрафует учреждение.

Учтите, что в дальнейшем тем работникам, которые захотят оставить бумажные трудовые книжки, вы должны будете выдавать их в день увольнения. Ответственность работодателя за лишение возможности бывшего сотрудника трудиться никто не отменит. Не вручите сотруднику бумажную книжку или передадите ее неправильным способом — будете оплачивать время вынужденного прогула.

Сколько хранить невостребованные книжки

Если сотрудник не заберет книжку в день увольнения и не ответит на ваше уведомление о необходимости сделать это либо дать согласие на отправку по почте, оформите трудовую книжку на хранение. Невостребованную трудовую книжку положите в сейф или несгораемый шкаф отдельно от книжек работающих сотрудников. Храните ее до тех пор, пока уволенный не заберет ее либо не истечет срок хранения.

Срок хранения невостребованной трудовой зависит от того, в каком году уволился сотрудник. Если до 1 января 2003 года, храните ее 75 лет, если после — 50 лет. Эти правила действуют с 18 июня 2017 года. Срок хранения исчисляйте с 1 января года, следующего за годом увольнения.

Если бывший сотрудник обратится с письменным заявлением о выдаче трудовой книжки, вы обязаны ее выдать в течение трех дней. В случае согласия получить книжку по почте, вышлите ее ценным письмом с описью вложения по указанному в заявлении адресу. Если адрес не указан, повторно направьте сотруднику уведомление.

Дорогой коллега, 90 дней подписки на «Главбух» в подарок!

Узнать больше

На все ваши вопросы с радостью ответят по телефону 8 (800) 505-87-17.

Что делать с невостребованной трудовой книжкой

Источник: https://www.glavbukh.ru/art/97774-vovremya-vydavayte-rabotnikam-trudovye-knijki

Невостребованные трудовые книжки

Что делать с невостребованной трудовой книжкойТрудовое законодательство неумолимо: в день увольнения работнику выдается расчет и лично в руки и под расписку – трудовая книжка. Это правило удается соблюсти в 99% случаев и ни один нормальный кадровик не будет от него отступать. В оставшийся один процент попадают работники умершие либо просто безответственные, которые в один прекрасный день решили бросить работу, а процедура увольнения им не интересна. Так в отделе кадров появляются невостребованные трудовые книжки, то есть книжки людей, в этой компании не работающих. Что с ними делать и как хранить, рассказывается в статье. 

А бывает и так, что при создании архива по личному составу обнаруживается сразу несколько забытых когда-то кем-то трудовых книжек. Просто выбросить их нельзя. Что будет делать человек со своей трудовой книжкой, кадровика не волнует. Его дело – отдать ее и соблюсти обязанность работодателя.

Пишем письмо

Если человек только что уволен, и мы точно знаем, что он жив и здоров, а трудовую книжку не забирает из вредности, то наша обязанность написать ему письмо с просьбой (заставить мы не можем) прийти и все-таки ее забрать. Либо пусть работник даст нам письменное разрешение отправить ее по почте.

Пример текста письма:

Уважаемый Михаил Николаевич!

В связи с расторжением трудового договора от 01.02.2016 №4545/ТД прошу Вас явиться в отдел кадров ООО «АБВ» для получения трудовой книжки, либо выслать в адрес ООО «АБВ» ваше согласие на направление Вам трудовой книжки по почте.

Отдел кадров ООО «АБВ» находится по адресу: г. Москва, ул. Строителей, д. 4, оф.400. Часы работы: с 09:00 до 18:00, перерыв с 13:00 до 14:00. Телефон контакта (123)456-78-90.

Генеральный директор              Иванов              И.И.Иванов

В ответ на это письмо работник должен либо прийти, либо ответить письмом (бумажным! электронное не подойдет!), чтобы книжку выслали ему по почте. Отправка осуществляется только ценным заказным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении. Уведомление станет ключевым документом, подтверждающим, что работник получил-таки свою трудовую книжку.

Ни в коем случае нельзя по собственной инициативе высылать невостребованную трудовую книжку письмом, пусть даже и самым что ни на есть ценным, или отправлять с курьером. Это можно делать только с разрешения работника!

Если работник, к сожалению, умер, то трудовую книжку предстоит вернуть его родственникам. Им высылается аналогичное письмо. Для получения документа родным покойного придется доказать свое родство с ним.

Как хранить невостребованные трудовые книжки

Трудовая книжка – документ по личному составу. Это означает, что а) она имеет длительный срок хранения и б) она подлежит полному оформлению. То есть это – обычный документ, хранение которого нужно обеспечить в соответствии с общими правилами.

Срок хранения невостребованных трудовых книжек – 50 лет, если они завершены в 2003 году и позже, и 75, если до 2003 года (ст. 22.1 ФЗ «Об архивном деле в РФ», ст. 664 Перечня от 2010 года). Ориентироваться при определении срока нужно на дату последней записи в трудовой книжке.

Если на письменный запрос никто не отреагировал, невостребованные трудовые книжки оформляются на хранение. Как уже было сказано, они подлежат полному оформлению, но немного не так, как обычный документ. Трудовую книжку нужно положить в конверт (каждую в отдельный), и сшить эти конверты как положено. Нумеровать тоже нужно конверты.

Теоретически на протяжении всего срока хранения трудовая книжка может быть востребована либо владельцем, либо его родственниками. Тогда нужно ее отдать в обычном прядке. Расшивать дело не нужно: на конверте можно поставить пометку о том, что книжка выдана, а во внутренней описи документов и в листе-заверителе дела сделать соответствующие пометки.

Image by Stuart Miles // www.freedigitalphotos.net

Источник: http://thebestsecretary.ru/?p=5130

Невостребованная трудовая книжка

Увольнение сотрудников возможно по совершенно различным основаниям. Ситуации, при которых происходит увольнение тоже могу быть различными. Иногда работник даже не является на работу в день увольнения. А значит он не получает свою трудовую книжку и не подписывает приказ о своем увольнении.

В таких ситуациях работодатель может связываться с уволенным по телефону или явиться к нему по тому адресу, который указан в личной карточке. Однако, найти бывшего сотрудника получается не всегда.

В статье рассмотрим, что делать работодателю, если у него осталась невостребованная трудовая книжка уволенного сотрудника.

Как уволить работника, если он не явился в день увольнения

Если работник не появляется на работе в свой последний рабочий день (день увольнения), то работодателю нужно будет действовать следующим образом:

  1. Зафиксировать факт неявки сотрудника на работу в день увольнения. Заявление об увольнении работник, как правило, успевает написать. В этом заявлении указывается дата последнего дня работы, а соответственно – дата увольнения. Если данное заявление отозвано не было, то работодателю следует оформить процедуру увольнения. В первую очередь потребуется зафиксировать тот факт, что работник не появился на работе в день своего увольнения. Для этого нужно будет составить соответствующий акт. Он необходим для того, что в будущем работодателя нельзя было обвинить в том, что он своевременно не вручил работнику трудовую книжку (Акт об отсутствии работника).
  2. Издать приказ. При любой ситуации работодателю необходимо издать приказ о расторжении трудового договора. Даже если в свой последний рабочий день он не явился на работу. В этом случае в приказе необходимо сделать отметку о том, что отсутствует возможность донести приказ до сведения работника (84.1 ТК РФ).
  3. Внести запись в трудовую книжку. Запись в книжку вносится на основании приказа об увольнении. Делает это лицо, ответственное за ведение трудовых. После внесения записи, она заверяется подписью ответственного работника и печатью компании. Согласно правилам увольнения, работник должен поставить свою подпись в трудовой книжке. Однако, в рассматриваемой нами ситуации работник отсутствует, а значит и расписаться в книжке он не может.
  4. Внести запись в личную карточку работника. При увольнении сотрудника закрывается его личная карточка. Для этого следует внести сведения в раздел «Основания прекращения трудового договора». В этом разделе указывают основания прекращения трудового договора, а также дату и номер приказа об увольнении. Также в личную карту могут быть внесены сведения о том, что ознакомить с записью в личной карточке работника не представляется возможным.
  5. Направить бывшему сотруднику уведомление. Если работодатель не может связаться с бывшим сотрудником по телефону, то ему необходимо направить уведомление в письменном виде. В уведомлении указывается, что работнику необходимо явиться за трудовой, либо дать согласие на отправку книжки постой. Если работодателю известно несколько адресов работника, то уведомление можно направить по всем известным адресам. После получения согласия работника на отправку книжки по почте, работодатель может это сделать (Читайте статью ⇒ Как удержать стоимость трудовой книжки из зарплаты работника).
Читайте также:  Заявление на увольнение по соглашению сторон: образец 2020 года

Образец уведомления работнику

Важно! Пока от работника не получено согласие на отправку трудовой книжки по почте, работодателю нельзя это делать.

Прежде чем отправить трудовую по почте, работодателю следует позаботиться о сохранении всех подтверждающих документов. В случае возникновения трудового спора данные документы помогут подтвердить тот факт, что действия работодателя производились исключительно в рамках трудового законодательства.

Если свое согласие на оправку трудовой книжки по почте работник не дал, то трудовая книжка остается у работодателя. Хранить трудовую работодатель обязан до востребования, либо не менее 75 лет ( статью ⇒ Трудовая книжка в электронном виде — когда можно будет оформить).

Как отправить трудовую книжку по почте

Если работник дал свое согласие на отправку трудовой книжки по почте, то действия работодателя будут следующими:

Действия работодателя Подробная информация
Направить работнику уведомление Уведомление направляется по почте заказным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении
Получить от работника согласие Согласие с указанием адреса для направления трудовой по почте работник должен предоставить работодателю в письменном виде
Направить работнику трудовую книжку Трудовая книжка также отправляется с описью вложения и уведомлением о вручении
Сохранить подтверждающие документы Работодателю следует сохранять все подтверждающие документы, тогда в случае разбирательств с работником он сможет доказать, что действовал в рамках законодательства

Ответы на распространенные вопросы

Вопрос: Бывший работник по телефону сообщил о том, что он согласен на отправку ему трудовой книжки по почте. Можем ли мы это сделать?

Ответ: Нет, согласие от работника должно быть в письменном виде. В противном случае работодатель не сможет подтвердить тот факт, что работник действительно был согласен на отправку книжки по почте. А это будет свидетельствовать о нарушении работодателем трудового законодательства.

Заключение

Таким образом, работодателю следует соблюдать определенный законодательством порядок действий как в случае обычного порядка увольнения, так и в том случае, если работник не явился в последний рабочий день на работу.

Для этого нужно будет воспользоваться всеми возможными способами для оповещения уволенного о необходимости получить свою трудовую, либо дать свое согласие на отправку ее по почте. Только в том случае, если согласие от работника получено и оно в письменном виде, работодатель имеет право направить работнику трудовую книжку почтой.

В противном случае хранить трудовую книжку в организации необходимо в течение 75 лет, либо до объявления ее владельца.

Источник: https://online-buhuchet.ru/nevostrebovannaya-trudovaya-knizhka/

Куда девает предприятие невостребованные трудовые книжки

Что делать с невостребованной трудовой книжкой?

Скажем сразу: работника обязательно следует уволить в последний день предупреждения об увольнении, даже если он по какой-то причине не появился в этот день на работе. А процедура увольнения отсутствующего работника по п. 3 ч. 1 с. 77 ТК РФ будет следующей.

Этот приказ издается независимо от явки работника на работу.

В случае отсутствия его в день увольнения на приказе делается запись о невозможности довести его до сведения работника (ч. 2 ст. 841 ТК РФ)

Где искать трудовую книжку если предприятие закрылось

  • Трудовая книжка – это удостоверение человека о его работе и трудовом стаже, которое содержит информацию обо всех рабочих местах и должностях, которые человек занимал ранее и занимает сейчас.
  • Но достаточно часто трудовую книжку теряют либо она просто приходит в негодность.
  • Процесс восстановления этого документа достаточно сложный, а некоторые события могут существенно его затруднить.

Так, не каждый знает, как восстановить трудовую книжку, если предприятие ликвидировано, а ведь это происходит достаточно часто, особенно в последние годы.

Кто занимается восстановлением? Если трудовая книжка была потеряна тогда, когда человек работал на предприятии, то восстановлением должен заниматься непосредственно работодатель.

На законодательном уровне говорится о том, что трудовую книжку необходимо хранить в защищенном месте.

При этом учитывается каждый отдельный бланк.

Как восстановить трудовую книжку, если предприятие уже ликвидировано: при наличии ксерокопии, через пенсионный фонд, другими методами

Необходимость восстановить трудовую зачастую пугает сотрудника, особенно если речь идет о восстановлении стажа работы в компании, которой уже не существует.Но на самом деле, в процедуре восстановления при ликвидированном или реорганизованном предприятии нет ничего сложного.

О том, как быстро и правильно восстановить документ поговорим в сегодняшней статье.Содержание

Причины утери трудовой могут быть разными.Необходимость восстановления книжки – не такая уже редкость, как может показаться изначально. В частности, их можно разделить на несколько больших групп:Восстановление после механического повреждения;Из-за потери работником

Трудовая книжка

– это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника.

Периодически начинаются обсуждения о необходимости их отмены в связи с тем, что работники сейчас оформляются по индивидуальному , а сведения о перечисленных за них страховых взносах ведутся в ПФР и ФСС.

Сейчас они имеют практические те же самые обязанности и права работодателя, что и организации, поэтому ведут трудовые книжки по общим правилам.Согласно статье 66 ТК РФ порядок ведения трудовых книжек устанавливается уполномоченным федеральным органом исполнительной власти.

Что делать с невостребованной трудовой книжкой

Ситуации при которых увольняются работники могут быть совершенно разными. Например, в день увольнения работник на работу не пришел, а соответственно, не подписал приказ о своем увольнении, а также не получил трудовую книжку.

Работодатель может связываться с работником по телефону, а также обращаться по месту его проживания указанному в личной карточке. Но не всегда удается найти работника.

В статье разберемся как уволить работника в этой ситуации, а также что делать с невостребованной трудовой книжкой. Если работник не явился в свой последний рабочий день – он же день увольнения, то порядок увольнения должен быть следующим: Зафиксировать неявку работника.

Как правило заявление работник написать успевает.

Добрый день, меня интересует вопрос: куда деваются трудовые книжки при ликвидации предприятия и в какой архив они поступают

«Кадровая служба и управление персоналом предприятия», 2006, N 8 ПЕРЕДАЧА ДОКУМЕНТОВ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ ПРИ ЛИКВИДАЦИИ ПРЕДПРИЯТИЯ ?

Это архив государственный или архив компании, и он исчезает вместе с ликвидацией предприятия? В нормативно-правовых актах лишь написано, что трудовые книжки (дубликаты), которые сотрудник не получил при увольнении либо — в случае смерти работника — его ближайшие родственники, отдел кадров хранит в течение двух лет отдельно от других книжек.

Затем их надо передать на хранение в архив фирмы. Там они лежат в течение 50 лет, а затем уничтожаются. Данный вопрос меня интересует в связи с тем, что моя жена уволилась несколько лет назад по уходу за ребенком до 14 лет, а трудовую получить не смогла.

Когда она решила это сделать, предприятия уже не существовало.

Где искать трудовую книжку, если организация остановила свою деятельность?

920 юристов сейчас на сайте Здравствуйте! Меня зовут Татьяна, я сейчас нахожусь в отпуске по уходу за ребенком.

Моя организация остановила свою деятельность, но не ликвидирована. Все сотрудники были уволены по собственному желанию и мне тоже предлагают уволится по собственному, но я не хочу, так как будет прерывания стажа. Подскажите, пожалуйста, если я не уволюсь, куда передадут мою трудовую книжку, где мне ее искать?

04 Марта 2020, 01:34, вопрос №1560066 Татьяна, г.

Москва Свернуть Консультация юриста онлайн Ответ на сайте в течение 15 минут Ответы юристов (3) Юрист, г. ЕйскОбщаться в чате ТК РФ, Статья 84.1.

Общий порядок оформления прекращения трудового договораВ день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку и произвести с ним расчет в соответствии со статьей 140 настоящего Кодекса.

По письменному заявлению

Где искать архив трудовых книжек

Когда нужно собрать информацию о своем опыте работы, многие встают перед вопросом, где находится архив трудовых книжек.

Наша консультация поможет найти истинный путь.Согласно действующему законодательству о делопроизводстве, каждая организация должна иметь свой архив. Помимо прочего, он включает и архив трудовых книжек. Как вариант, он может быть размещен в вышестоящей структуре (головном офисе).

Что касается частных предпринимателей, то закон требует от них завести специальный несгораемый шкаф, в котором и содержать все архивные материалы.

Имейте в виду: когда по тем или иным причинам трудовые книжки не были востребованы сотрудниками, их держат вместе с остальными книжками в течение 3-х лет до сдачи в архив.Также см.

«».Несколько иная ситуация, когда сотрудника уже нет в живых. Судьбы его трудовой книжки такова: отдать семье умершего на основании документа о факте смерти.Если же трудовую

8.4 Учет и хранение трудовых книжек

Сумма (стоимость в рублях).

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них ведется кадровой службой, оформляющей прием и увольнение работников.

Источник: https://alfa-poisk.ru/kuda-devaet-predprijatie-nevostrebovannye-trudovye-knizhki-37355/

Как хранить невостребованные трудовые книжки

Халатность» УК РФ совершение руководителем предприятия (руководителем кадрового органа предприятия) виновных действий, повлекших существенное нарушение прав и законных интересов работников и (или) предприятия в целом — например, необеспечение (ненадлежащее обеспечение) сохранности трудовых книжек работников, повлекшее за собой их массовую утрату — наказывается штрафом в размере от 100 до 200 минимальных размеров оплаты труда или в размере заработной платы (иного дохода осужденного) за период от одного до двух месяцев, либо обязательными работами на срок от 120 до 180 часов, либо исправительными работами на срок от шести месяцев до одного года, либо арестом на срок до трех месяцев. Статья 324 УК РФ предусматривает привлечение к ответственности виновных лиц за незаконное приобретение и (или) сбыт официальных документов.

Читайте также:  Сроки выплаты пособия по временной нетрудоспособности в 2020 году

Невостребованные трудовые книжки

Испорченная книжка не будет принята ни одним учреждением, а ксерокопия документа не тождественна оригиналу. Что считается порчей: Неправильное содержание книжки Исправления, вычеркивания, необоснованные записи.

Механическая порча Порванные или отсутствующие листы, повреждения от огня, воды, пятна, дыры и т.п.

В каком бы состоянии ни была книжка, ее необходимо сохранить, так как она послужит основанием для создания дубликата, в который перенесут сохраненные части сведений из вкладыша, а поврежденные — восстановят.

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них Утеря документа происходит по двум схемам: Утрата владельцем Он может забыть ее, неумышленно выбросить, хранить в ненадежном месте и пр. Потеря работодателем В ходе переезда, перестановки, чрезвычайной ситуации, например, стихийном бедствии и т.д. В любом случае требуется дубликат.

Нормативы и регламент ведения, хранения и учета трудовых книжек

  • Трудовое законодательство неумолимо: в день увольнения работнику выдается расчет и лично в руки и под расписку – трудовая книжка.
  • Это правило удается соблюсти в 99% случаев и ни один нормальный кадровик не будет от него отступать.
  • В оставшийся один процент попадают работники умершие либо просто безответственные, которые в один прекрасный день решили бросить работу, а процедура увольнения им не интересна.

Внимание Так в отделе кадров появляются невостребованные трудовые книжки, то есть книжки людей, в этой компании не работающих. Что с ними делать и как хранить, рассказывается в статье. А бывает и так, что при создании архива по личному составу обнаруживается сразу несколько забытых когда-то кем-то трудовых книжек. Его дело – отдать ее и соблюсти обязанность работодателя.

8.4 учет и хранение трудовых книжек

Важно Внимание! Вне зависимости от того, сколько хранится трудовая книжка, она будет являться основанием для начисления пенсии. Единственное условие – её правильное оформление. Важным моментом является хранение журнала, содержащего сведения о трудовых книжках. Если оформляется новый журнал, то прежний также хранится в архиве работодателя 50 лет.

  1. Это позволит при необходимости восстановить прежние записи и найти трудовую книжку бывшего сотрудника.
  2. Период хранения трудовой книжки зависит от срока работы её владельца.

По общему правилу, документ находится на хранении у работодателя, пока сотрудник выполняет трудовую функцию. Исключением является работа на основании гражданско-правового договора или работа по совместительству.

Восстановление трудовых книжек через архив

Работник достигает пенсионного возраста, когда ему необходимы соответствующие кадровые документы для назначения пенсии.

Кто должен вернуть ему трудовую книжку в случае смерти его работодателя, и на кого возложена ответственность за выдачу трудовой книжки? А ведь трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника (ст. 66 ТК РФ).

Конечно, по закону работнику после подачи им заявления с просьбой о назначении трудовой пенсии предоставляется трехмесячный срок для предъявления недостающих документов.

Но хватит ли этого времени, чтобы в упомянутых обстоятельствах собрать все сведения? А поскольку Пенсионный фонд вряд ли согласится назначить пенсию работнику без предъявления трудовой книжки (заверенной копии), то обращение в суд последнего будет неизбежным.

Что делать с невостребованной трудовой книжкой?

Трудовая книжка требуется для подтверждения стажа и формирования на его основании пенсии.

В обычной жизни этот документ, как правило, не используется и даже иногда человек забывает, где она находится.

Обычно она не бывает на руках владельца, а переходит с одного места работы на другое. Необходимость книжки обнаруживается, когда близится срок выхода на пенсию или получения справок в социальных целях, в которых нужно отразить сведения о стаже. Если трудовая книжка оказывается утраченной, ее владельцу придется пройти несколько этапов восстановления данных.

  • Порядок хранения Поскольку трудовые книжки относятся к документации строгой отчетности бухгалтерии, законодательство России дает императивную регламентацию вопросов сопровождения и хранения этих документов.
  • По истечении указанного срока невостребованные трудовые книжки хранятся в архиве организации в течение 50 лет, а затем подлежат уничтожению в установленном порядке».
  • Ответить с цитированием Вверх ▲
  • 30.07.2007, 08:04 #6 В ст.66 ТК РФ нет ни слова о хранении трудовых книжек. В Правилах — есть? Значит, придется бедным хранить… Ответить с цитированием Вверх ▲

Источник: https://fundsnet.ru/kak-hranit-nevostrebovannye-trudovye-knizhki/

Сколько может храниться трудовая книжка после увольнения в кадрах

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос «Сколько может храниться трудовая книжка после увольнения в кадрах». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

В связи с уменьшением значимости документа, свидетельствующего о трудовом опыте, в свете пенсионной реформы и замены понятия «трудовой стаж» на термин «страховой стаж» в 2017 году рассматривается возможность перехода от бумажной формы книжки к электронной. Но такая инициатива сопряжена с рисками технического характера, которые требуют серьезной проработки, поэтому соответствующий закон пока не принят.

Правомерны ли такие претензии проверяющих и нужно ли хранить копии трудовых книжек уволенных работников – узнаете из статьи. Копия трудовой книжки нужна для разных целей. Порядок заверения документа о стаже работы установлен на законодательном уровне. С июля 2019 года вступает в силу новый стандарт, которым следует руководствоваться при заверении трудовых.

Расписка на получение трудовой: зачем она нужна, как ее составить?

Инспектор отметила, что во избежание спорных вопросов с работником, который уволился, рекомендуется выяснить причину отсутствия работника на работе (наличие уважительных причин) в день увольнения и вручить ему трудовую книжку.

В бланках документа содержатся записи, свидетельствующие об официальной трудовой деятельности конкретного человека – обладателя трудовой книжки.

Вопрос: Разъясните, сколько должна храниться трудовая книжка работника, не полученная им при увольнении. Уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте было направлено заказным письмом на следующий день после увольнения в соответствии со ст. 62 Трудового кодекса.

Прошел уже год, а работник так и не явился за своей трудовой книжкой. Записи, касающиеся трудовых книжек сотрудников предприятия, ведется в книге по учеты движения бланков и вкладышей.

Его ведут сотрудники отдела кадров, но если данный отдел отсутствует в организации, обязанности по его заполнению возлагаются обычно на бухгалтерию.

Индивидуальная трудовая книжка, как правило, заводится единожды и продлевается вкладышами.

В перспективе на 25–50 лет вперед нельзя исключить реорганизации и ликвидации предприятий, на которых трудился тот или иной гражданин, а значит, не исключен риск утери архивной документации.

Действующие нормативные акты придают большое значение тому, где хранятся трудовые книжки работников на предприятии.
Ответственные за хранение В каждой крупной компании ответственными за хранение трудовых книжек является один или несколько сотрудников отдела кадров.

В небольших организациях эту должность могут совмещать специалисты других отделов, например, бухгалтеры или секретари. Директор организации самостоятельно назначает ответственного, оформив соответствующий приказ, который составляется в свободной форме.

В то же время в соответствии с п.

8 Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для определения размеров пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам основным документом, подтверждающим периоды работы по трудовому договору, периоды государственной гражданской или муниципальной службы, периоды исполнения полномочий членом (депутатом) Совета Федерации Федерального Собрания РФ, депутатом Государственной Думы Федерального Собрания РФ, периоды замещения других государственных должностей РФ, государственных должностей субъектов РФ, а также муниципальных должностей, замещаемых на постоянной основе, является трудовая книжка установленного образца.

Вопрос: Разъясните, сколько должна храниться трудовая книжка работника, не полученная им при увольнении. Уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте было направлено заказным письмом на следующий день после увольнения в соответствии со ст. 62 Трудового кодекса.

Прошел уже год, а работник так и не явился за своей трудовой книжкой.

Источник: https://urt96.ru/konsultaciya-yurista/3780-skolko-mozhet-khranitsya-trudovaya-knizhka-posle-uvolneniya-v-kadrakh.html

Потерял трудовую книжку что делать 2020

19.12.2018

В разбираемой ситуации у работодателя есть заявление работника, в котором указан последний день работы — день увольнения. Более того, данное заявление не отозвано работником, по крайней мере, у работодателя нет таких сведений.

Факт неявки работника на работе необходимо зафиксировать соответствующим актом (пример 1), чтобы в дальнейшем отсутствие работника можно было документально подтвердить, а также указать на отсутствие вины работодателя в том, что работнику в последний день работы не была выдана трудовая книжка.

Эта запись делается на основании приказа. Все записи, внесенные работодателем, подтверждаются подписью лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и печатью работодателя. Также в трудовой книжке должен был бы расписаться сам работник, конечно, если бы находился на работе в день увольнения.

Как восстановить трудовую книжку: пошаговая инструкция

Алгоритм восстановления трудовой одинаков независимо от того, кто фактически повлиял на исчезновение трудовой. Во всех случаях оформляется новый бланк, на котором ставится надпись «Дубликат», а данные о работе вносятся на основании справок от предыдущих лиц, с которыми владелец книжки состоял в трудовых отношениях.

Несмотря на то, что запрос к предыдущему работодателю может направить и тот наниматель, у которого владелец утраченной книжки трудится в настоящий момент, выдать необходимую информацию получатель запроса сможет, только получив разрешение от бывшего сотрудника на разглашение персональной информации.

Архив трудовых книжек

Если за документом никто не приходит и не отвечает на письма, то его сохранность обеспечивает организация. В течение 2-х лет формуляр находится вместе с действующими у кадрового делопроизводителя. Затем передается в архив, в котором срок хранения утвержден ст. 22.1 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ», ст. 664пПриказа Минкультуры № 558 в редакции от 16.02.2020г.:

Порядок расторжения договора между работодателем и сотрудником установлен ст. 84.1 ТК РФ, в которой написано, что трудовая книжка подлежит выдаче в день увольнения.

Если в этот день работник не явился в организацию без серьезных причин и не сообщил о дате прихода или отказался от получения, то ответственный за кадровое дело направляет ему сообщение. В письме указывается необходимость личного появления или разрешения отправки трудовой книжки по почте.

Без согласия владельца книжки отсылать почтовым отправлением любого типа ее запрещается. Аналогичная ситуация складывается при смерти сотрудника. В этой ситуации уведомление высылается родственникам.

Мы б отдали, да никто не забирает, или Как вернуть трудовую книжку работнику

Составлен инспектором по кадрам Петровой А.Л. Присутствовали: 1. Начальник проектного отдела Козина М.И. 2. Юрисконсульт Абасов В.Г.

Инженер-проектировщик проектного отдела Лапина Марина Дмитриевна отказалась от получения трудовой книжки ПК N 1212121 в день увольнения (29.07.2020 в 16.30) в кабинете инспектора по кадрам Петровой А.Л.

, поскольку считает, что наниматель уволил ее без законного основания. Подпись

Не позднее следующего дня после получения письменного заявления работника о согласии на пересылку трудовой книжки наниматель должен выслать ее по адресу, указанному в этом заявлении . Если такой день приходится на нерабочий (выходной, праздник), выслать трудовую книжку можно в день получения заявления или первый рабочий день, следующий за нерабочим .

Источник: https://questionlaw.ru/byudzhetnoe-pravo/poteryal-trudovuyu-knizhku-chto-delat-2019

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector